EDI
1. EDI ( Electronic Data
Interchange ) คืออะไร ?
EDI คือ การแลกเปลี่ยนเอกสารทางธุรกิจระหว่างบริษัทคู่ค้าในรูปแบบมาตรฐานสากลจากเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์อีกเครื่องหนึ่ง
มีสององค์ประกอบที่สำคัญในระบบ EDI คือ การใช้ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาแทนเอกสารที่เป็นกระดาษเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้ต้องอยู่ในรูปแบบมาตรฐานสากลด้วยสองปัจจัยนี้
ทุกธุรกิจสามารถแลกเปลี่ยนเอกสารกันได้ทั่วโลก
2. ประโยชน์ของ EDI
คืออะไร ?
ประโยชน์หลัก ๆ ของ EDI ต่อธุรกิจ มีดังต่อไปนี้
v
เพิ่มความถูกต้อง
รวดเร็ว และแม่นยำ ในการรับ-ส่งเอกสาร
v
ลดงานซ้ำซ้อน และลดขั้นตอนการจัดการรับ-ส่งเอกสาร
v
สามารถนำเอาข้อมูลมาใช้ประโยชน์มากที่สุด
v
ลดค่าใช้จ่ายในการจัดส่งเอกสาร เช่น ค่าแสตมป์
ค่าพัสดุไปรษณีย์
และพนักงานเพิ่มความรวดเร็วในการทำธุรกิจโดยเฉพาะอย่างยิ่งในสภาวะที่มีการแข่งขันสูงขึ้น
v
เพิ่มความสัมพันธ์ที่ดีกับคู่ค้า
3. เหตุใดจึงต้องใช้รูปแบบมาตรฐานสากล
สำหรับเอกสาร EDI ?
มาตรฐานเอกสาร EDI เปรียบเสมือนภาษากลางในการสื่อสารระหว่างคู่ค้า
มาตรฐานเอกสาร EDI ที่ใช้อยู่ในปัจจุบันในภูมิภาคต่างๆ
ทั่วโลกมีอยู่หลายมาตรฐาน อาทิเช่น ANSI X12
ซึ่งใช้แพร่หลายในประเทศอเมริกาและประเทศออสเตรเลีย
ODDETTE, TRADACOMS ซึ่งใช้กันอยู่ในประเทศต่างๆ ในทวีปยุโรปสำหรับประเทศในทวีปเอเชียรวมถึงประเทศไทย ส่วนใหญ่จะใช้มาตรฐานของ UN/EDIFACT ซึ่งย่อมาจาก United Nation/Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transportation เป็นมาตรฐานที่กำหนดโดย United Nation ขณะนี้ หลายๆประเทศกำลังพยายามปรับมาตรฐานของตนให้เข้ากับมาตรฐานนี้เนื่องจากมีการค้าระหว่างประเทศเพิ่มมากขึ้นเป็นลำดับ
ODDETTE, TRADACOMS ซึ่งใช้กันอยู่ในประเทศต่างๆ ในทวีปยุโรปสำหรับประเทศในทวีปเอเชียรวมถึงประเทศไทย ส่วนใหญ่จะใช้มาตรฐานของ UN/EDIFACT ซึ่งย่อมาจาก United Nation/Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transportation เป็นมาตรฐานที่กำหนดโดย United Nation ขณะนี้ หลายๆประเทศกำลังพยายามปรับมาตรฐานของตนให้เข้ากับมาตรฐานนี้เนื่องจากมีการค้าระหว่างประเทศเพิ่มมากขึ้นเป็นลำดับ
เอกสารประเภทใดบ้างที่ใช้ EDI มาทดแทนได้
?
เอกสารทางธุรกิจที่ใช้อยู่ในปัจจุบันนี้
สามารถทดแทนด้วยเอกสาร EDI ได้ทั้งหมด เช่น เอกสารทางด้านการจัดซื้อ ได้แก่ ใบสั่งซื้อ (Purchase
Order) ใบแจ้งหนี้ (Invoice) ใบเสนอราคา
(Quotation)
ใบแจ้งราคาสินค้า (Price/Sales Catalogue) เป็นต้น เอกสารทางด้านการเงินได้แก่
ใบสั่งให้ธนาคารจ่ายเงิน (Payment Order) ใบแจ้งการสั่งจ่าย (Remittance
Advice) เป็นต้น เอกสารทางด้านการขนส่ง ได้แก่ ใบตราส่ง (Bill
of Lading) ใบจองตู้สินค้า (Booking) แผนผังการบรรทุกสินค้าภายในเรือ
(Bayplan) ใบสั่งปล่อยสินค้า (Delivery Order) เป็นต้น เอกสารทางด้านการค้าระหว่างประเทศ ได้แก่ ใบขนสินค้า (Customs
Declaration) บัญชีตู้สินค้า (Manifest) เป็นต้น
ธุรกิจประเภทใดที่สามารถนำ EDI มาใช้ได้ ?
ทุกธุรกิจที่มีการใช้เอกสารจำนวนมากและเป็นประจำโดยมีขั้นตอนซ้ำๆแต่ต้องการความถูกต้องรวดเร็วและแม่นยำของข้อมูลเช่นธุรกิจค้าส่งและค้าปลีกที่ต้องมีการสั่งซื้อสินค้าเป็นประจำ
ธุรกิจขนส่งซึ่งต้องใช้ข้อมูลประกอบในการจัดการขนส่งสินค้า ธุรกิจเกี่ยวกับการผลิตสินค้าที่ต้องสั่งซื้อวัตถุดิบและธุรกิจการค้าระหว่างประเทศ
เป็นต้น
ผลกระทบของการใช้ EDI กับระบบการทำงานของพนักงานในปัจจุบัน
?
หลายท่านอาจกังวลว่า การนำเอา EDI มาใช้จะเข้ามาทดแทนการทำงานของพนักงาน
ส่งผลให้พนักงานว่างงานอันที่จริงแล้ว EDI สามารถช่วยลดงานเอกสารที่มีปริมาณมาก
และต้องทำซ้ำ ๆ ทำให้เราสามารถนำพนักงานที่มีอยู่ไปพัฒนาให้ทำงานประเภทอื่นๆที่มีคุณค่าเพิ่มให้กับบริษัทได้ถือเป็นการเพิ่มศักยภาพการทำงานให้แก่พนักงานและบริษัท
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น